KVKK Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, veri sorumlularının kişisel veri işleme süreçleri hakkında ilgili kişileri bilgilendirmesi zorunludur. Bu bilgilendirme, aydınlatma metni aracılığıyla gerçekleştirilir. KVKK aydınlatma metni, veri sorumlularının şeffaflık yükümlülüğünü yerine getirmesi ve veri sahiplerinin haklarını öğrenmesi açısından büyük önem taşır. Ancak, aydınlatma metninin yasal gerekliliklere uygun olması için belirli kurallara göre hazırlanması gerekmektedir. Bu yazıda, KVKK aydınlatma metni hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususlar ve temel unsurlar ele alınacaktır. İyi okumalar...

KVKK Aydınlatma Metni Nedir ve Neden Gereklidir?

KVKK aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesi kapsamında veri sorumlularının, kişisel verileri işleme süreçleri hakkında ilgili kişileri bilgilendirmesi için düzenlenmiş bir metindir. Veri sorumluları, kişisel verilerin hangi amaçlarla toplandığını, işlendiğini ve üçüncü kişilerle paylaşılabileceğini aydınlatma metni aracılığıyla açıklamak zorundadır.

Bu metin, veri işleme faaliyetlerinin şeffaflığını sağlamak, ilgili kişilerin haklarını öğrenmesine yardımcı olmak ve KVKK’ya uyumu güvence altına almak amacıyla hazırlanır. Kanunun öngördüğü aydınlatma yükümlülüğüne uyulmaması durumunda, KVKK tarafından idari para cezaları uygulanabilir.

Aydınlatma metni, veri sahiplerine şu konularda bilgi vermelidir:

• Kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği

• Verilerin hangi hukuki sebeplere dayalı olarak işlendiği

• Verilerin kimlerle paylaşılabileceği

• İlgili kişilerin KVKK kapsamında sahip olduğu haklar

Açık, anlaşılır ve yasal gerekliliklere uygun bir şekilde hazırlanmış bir aydınlatma metni, hem bireylerin verileri üzerinde kontrol sağlamasına yardımcı olur hem de şirketlerin KVKK ile uyumluluk süreçlerini güvence altına alır.

KVKK Aydınlatma Metni Hangi Unsurları İçermelidir?

KVKK’ya uygun bir aydınlatma metni hazırlarken, belirli temel unsurlara yer verilmesi zorunludur. Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen kriterlere göre, aydınlatma metni, veri işleme faaliyetinin kim tarafından, hangi amaçlarla ve hangi hukuki dayanaklarla gerçekleştirildiğini net bir şekilde açıklamalıdır.

Veri Sorumlusunun Kimliği

Kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi (şirket, kurum vb.) açık bir şekilde belirtilmelidir. Veri sorumlusunun adı, iletişim bilgileri ve sorumluluk alanları net bir şekilde açıklanmalıdır.

İşlenen Kişisel Veriler

Hangi tür verilerin işlendiği detaylandırılmalıdır. Örneğin; ad-soyad, iletişim bilgileri, finansal veriler, sağlık verileri veya dijital izler gibi kategorilere ayrılabilir.

Veri İşleme Amaçları

Kişisel verilerin hangi amaçlarla toplandığı ve işlendiği açıklanmalıdır. Örneğin, müşteri ilişkileri yönetimi, pazarlama faaliyetleri, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya iş süreçlerinin yürütülmesi gibi amaçlar belirtilmelidir.

Veri Aktarımı

Kişisel verilerin üçüncü kişilerle paylaşılıp paylaşılmadığı, hangi kurumlarla ve hangi amaçlarla aktarılabileceği belirtilmelidir. Örneğin; kamu kurumları, iş ortakları veya yurtdışı veri aktarımları gibi konular açıklığa kavuşturulmalıdır.

Hukuki Dayanaklar

Kişisel verilerin hangi yasal sebeplerle işlendiği ifade edilmelidir. KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri, kişisel veri işlemenin hukuki sebeplerini belirlemektedir. Aydınlatma metninde, veri işlemenin açık rıza ile mi yoksa yasal zorunluluklara dayalı olarak mı yapıldığı net olarak belirtilmelidir.

Veri Sahiplerinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi gereğince, kişilerin verileri üzerinde sahip olduğu haklar belirtilmelidir. Bunlar arasında erişim hakkı, verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya işlenmesine itiraz hakkı bulunmaktadır. Ayrıca, ilgili kişilerin taleplerini iletebileceği iletişim adresleri veya başvuru yöntemleri de metinde yer almalıdır.

Aydınlatma metni, ilgili kişilerin haklarını açık, anlaşılır ve kolay erişilebilir bir formatta sunmalıdır. KVKK’ya tam uyum sağlamak ve olası idari yaptırımlardan kaçınmak için, bu unsurlar eksiksiz olarak metinde yer almalıdır.

KVKK Aydınlatma Metni Nasıl Hazırlanır?

KVKK aydınlatma metni, kişisel veri işleme faaliyetlerinin şeffaf bir şekilde yürütülmesi ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmalıdır. 6698 sayılı KVKK’nın 10. maddesi, veri sorumlularına aydınlatma yükümlülüğü getirmektedir ve bu yükümlülüğün eksiksiz şekilde yerine getirilmesi gerekmektedir (kvkk.gov.tr). Aydınlatma metni hazırlanırken hukuka uygunluk, açıklık ve erişilebilirlik ilkelerine dikkat edilmelidir.

Veri İşleme Faaliyetlerini Analiz Edin

Öncelikle, şirketinizin veya kurumunuzun hangi kişisel verileri, hangi amaçlarla işlediğini belirlemesi gerekmektedir. Tüm veri işleme süreçleri departman bazında analiz edilmeli ve kişisel veri envanteri oluşturulmalıdır.

Hukuki Dayanakları Belirleyin

Kişisel veri işleme faaliyetlerinin KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki dayanaklara uygun olması gerekmektedir. Eğer veri işleme açık rızaya dayalı yapılıyorsa, ilgili kişiden bilgilendirilmiş onay alınmalıdır. Açık rıza gerektirmeyen durumlar için, veri işlemenin kanuni bir zorunluluğa, sözleşmeye veya meşru menfaate dayalı olması gerekmektedir.

Açık ve Anlaşılır Bir Dil Kullanın

Aydınlatma metni, hukuki terimlerden arındırılmış ve herkesin anlayabileceği sade bir dille yazılmalıdır. Karmaşık ve uzun cümleler yerine, net ve doğrudan bilgi veren açıklamalar tercih edilmelidir.

İlgili Kişilerin Haklarını Detaylandırın

KVKK’nın 11. maddesi gereğince, ilgili kişilerin verilerine erişim, düzeltme, silme, işlenmesini durdurma veya itiraz etme hakkı olduğu açıkça belirtilmelidir. Ayrıca, ilgili kişilerin bu haklarını nasıl kullanabilecekleri ve başvuru süreçleri de açıklanmalıdır.

Aydınlatma Metnini Erişilebilir Hale Getirin

Aydınlatma metni, ilgili kişilerin kolayca erişebileceği bir yerde bulunmalıdır. Web sitelerinde “Gizlilik Politikası” veya “KVKK Aydınlatma Metni” bölümü oluşturulmalı, fiziki ortamda ise başvuru formlarında veya sözleşmelerde yer almalıdır.

Aydınlatma Metnini Güncel Tutun

Veri işleme süreçlerinde herhangi bir değişiklik olması durumunda, aydınlatma metni de güncellenmelidir. Özellikle, yeni bir veri işleme faaliyeti başlatıldığında veya veri paylaşımı yapılan taraflar değiştiğinde, metin revize edilmelidir.

KVKK’ya uygun bir aydınlatma metni hazırlamak, hem mevzuata uyumu sağlamak hem de veri sahiplerine şeffaf bir şekilde bilgi sunmak açısından büyük önem taşımaktadır. Kurumlar, bu süreci düzenli olarak gözden geçirerek veri işleme politikalarını sürekli güncel tutmalıdır.

KVKK Aydınlatma Metni Örneği

KVKK aydınlatma metni, veri işleme süreçlerini şeffaf bir şekilde açıklayan ve ilgili kişilere haklarını bildiren hukuki bir metindir. Aşağıda, temel unsurları içeren örnek bir aydınlatma metni yer almaktadır:

Örnek KVKK Aydınlatma Metni

"Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi kapsamında hazırlanmıştır. Veri sorumlusu olarak [Şirket Adı], kişisel verilerinizi aşağıda belirtilen amaçlarla işlemektedir:

• Hizmetlerin sunulması ve müşteri ilişkilerinin yönetimi,

• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Pazarlama ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuat kapsamında gerekli güvenlik önlemleri alınarak aşağıda belirtilen taraflarla paylaşılabilmektedir:

• Yetkili kamu kurumları,

• İş ortakları ve tedarikçiler.

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında, verilerinizle ilgili erişim, düzeltme, silme ve itiraz haklarınızı [Başvuru Adresi] üzerinden kullanabilirsiniz."

Bu örnek, her kuruluşun kendi veri işleme süreçlerine göre özelleştirilerek uygulanmalıdır.

Yazının sonu... Bu yazıda verdiğimiz bilgiler hukuki mütalaa ya da tavsiye niteliği taşımamaktadır. Verilen bilgiler yazılma tarihinde tarihinde yürürlükte olan kanunlara göre verilmiş olup, sizin yazıyı okuduğunuz tarihte güncel olmayabilir!

Bu sebeple; EĞER AMACINIZ HUKUKİ YARDIM ALMAK İSE BİR AVUKATA DANIŞMANIZI TAVSİYE EDERİZ.

Ana Sayfa İletişim